Todo negocio tiene sus riesgos, que en este caso es el riesgo que algunos clientes no paguen las deudas. Del total de ventas realizadas a crédito, existe la probabilidad que algunas de ellas no puedan ser recuperadas debido a factores ajenos a la empresa que vende a crédito.
Sin embargo, en mas del 80% de los casos en que se presentan cuentas incobrables la causa que origina la falta de cobro es debido procedimientos erróneos u omisiones en la administración de la cobranza. Algunos de estos son:
Falta de seguimiento diario: Cuando un cliente tiene un retraso en sus pagos, es de suma importancia que se asigne a alguien que le dé seguimiento hasta que se ponga al corriente. Se debe de tener toda la información a la mano (solicitudes de fletes, cartas porte, facturas, correos electrónicos claves). Los contactos con el cliente deben de ser constantes, sin bajar la guardia.No contar con políticas de crédito y cobranza: Desde un inicio su empresa debe de contar con una política de crédito y cobranza por escrito. El cliente así sabrá cuándo debe de realizar el pago, cuándo se considera su saldo vencido, y el proceso de seguimiento y consecuencias cuando su crédito se considera en mora.
La falta de una base de datos actualizada de los clientes: Hay muchas facturas que no se cobran porque que fueron enviadas a otra dirección o fueron dirigidas a una persona que ya no trabaja en la empresa y la factura se pierde. Los errores generados por su empresa deberán de ser fáciles de corregir al establecer un proceso de actualización de información de sus clientes.
No dar un buen servicio al cliente: Es muy común que los pagos se retrasen cuando los clientes dicen no estar contentos con el servicio de transporte que se le dio, ya sea por algún retraso en la entrega, daño en la mercancía o disputa de algún cargo. Es de suma importancia que se atienda su disputa o queja, y que se defina por escrito la resolución en un lapso justo. Si su cliente se siente ignorado o menospreciado será muy probable que su empresa se sienta igual y no contestará a sus llamadas, ignorará sus comunicados y no pagará sus facturas.
Aceptar las evasivas del cliente cuando se retrasa: En esta época, debido a la tecnología y estilo de vida, es muy fácil que sus clientes eviten sus llamadas, correos electrónicos y otro tipos de comunicación. No permita evasivas. Sea creativo y consistente hasta que se comunique con la persona clave para poder conversar sobre el saldo vencido. Escale las gestiones de cobranza hasta hablar con el dueño o alguien a nivel dirección de ser posible.
La empresa debe llevar las estadísticas sobre el comportamiento de sus clientes para poder anticipar en nivel de pérdida de cuentas por cobrar para así mismo hacer sus proyecciones de ingresos, toda vez que lo que el cliente no pague, debe ser absorbido por los ingresos efectivamente recibidos por la empresa. No se puede considerar una utilidad bruta en ventas de un 20% y unas cuentas de difícil cobro del 25%, indudablemente que la utilidad sería absorbida por las cuentas incobrables.
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